A difícil missão diária dos gestores de Projetos & Riscos.
A indústria de Alimentos e Bebidas no Brasil, em quase sua totalidade, não possui maturidade adequada em Gestão de Projetos. As poucas empresas que adotam as boas práticas sofrem em um ambiente muito pouco profissional. A grande maioria do setor lida com projetos de modo totalmente amador.
Entre os fatores críticos para a Gestão de Projetos, podemos citar a forte base empírica do segmento, a falta de conhecimento das ferramentas de gestão, o baixo custo relativo para os projetos (valor financeiro do investimento) e um meio ambiente regulador, gestor e fornecedor ainda pouco profissional.
Os projetos desse setor econômico no Brasil enfrentam condições de dificuldades kafkianas, como por exemplo, nas esferas governamentais (federais, estaduais e municipais) cujas normas muitas vezes são confusas ou antagônicas. Sofrem também com as agências reguladoras, cujo papel fiscalizador apresenta baixa eficiência. Outro fator é devido à própria dimensão financeira dos projetos (médio/pequeno porte) que só atraem empresas empreiteiras/construtores menores, cujos padrões de boas práticas existem somente no papel. Adicionalmente, a maioria dos prestadores de serviço, apesar de eficientes, são muito pouco familiarizados com as ferramentas de gestão, principalmente no que concerne aos prazos. Também contribuem para as dificuldades a condição da maioria dos fornecedores de máquinas e equipamentos desconsiderarem as legislações e as boas práticas de fabricação requeridas por este tipo de indústria. Fechando o quadro, temos os gestores de projetos cujos conhecimentos específicos estão há anos luz das necessidades e realidades para o setor de Alimentos & Bebidas.
Os riscos em gestão de projetos estão associados às incertezas geradas pelas ações tomadas em sua condução, com efeitos positivos ou negativos, sobre pelo menos um objetivo, como o tempo, o custo, o âmbito ou a qualidade segundo o PMBOK (Project Management Body of Knowledge).
Dentro deste contexto, analisar a Gestão de Risco é o menor dos problemas, pois um projeto neste ambiente tende ao fracasso. Porém, paradoxalmente, a maioria dos projetos no setor é reportada e apresentada ao final como um “sucesso”. Como explicar esta distorção? Talvez devamos observar quem reporta os resultados.
Um dado que chama a atenção é que os donos das empresas ou os líderes dos projetos (altos executivos) são apontados como os responsáveis pela manutenção, ano após ano, dos altíssimos índices de falhas nos projetos no setor de Alimentos & Bebidas, algo da ordem de 40%. Estes níveis estratosféricos de falhas são consequências dos problemas de definição do escopo do projeto, segundo dados de 2012 do PMI (Project Manager Institute).
Entendemos que a resposta a esta questão está diretamente relacionada ao ambiente e à realidade do mercado de Alimento e Bebidas no Brasil, cujas informações são pobres, pouco confiáveis e onde as análises de riscos normalmente são relegadas a um segundo ou terceiro plano.
Para corrigir esta distorção, recomenda-se aos gestores de projetos na indústria de Alimentos e Bebidas que dediquem muito tempo a P&D e à análise das propostas dos novos projetos, mantendo sempre registros claros dos projetos e processos anteriores como base de consulta. Outra forte recomendação seria a utilização de ferramentas de desenho de projeto, como o Project Model Canvas do Professor José Finocchio Jr, como forma de mitigação de distorções de escopo e flexibilização do mesmo.
Sendo o P&D associado ao tempo de maturação dos projetos, que em nossa experiência oscilam entre dois a três anos, é fundamental estabelecer já a partir de 6 meses a formatação de um pré-escopo. Isto irá facilitar o estudo e a análise das possibilidades futuras, contribuir fortemente na redução dos tempos de respostas ao projeto além de ampliar as possibilidades de mitigação dos riscos.
Acreditamos que estar bem preparado para as intercorrências é a melhor forma de gerir os projetos na área, e é de fundamental importância também para os líderes de projetos contar com uma rede qualificada de profissionais para consulta e informação sobre o melhor caminho a seguir e com isso trazer uma visão mais holística ao projeto.
Principalmente no momento em que o Brasil apresenta uma perspectiva de quadro macroeconômico e mercadológico muito mais complexo para o biênio 2015 e 2016, a gestão dos projetos de investimentos no setor de Alimentos & Bebidas necessitará de condução extremamente profissional e crítica.
Autor do Artigo: Ricardo Sasaki Engenheiro de Alimentos, com MBA em Gestão Empresarial, pós MBA em Gestão Avançada de Projetos e mais de 25 anos de experiência na área de projetos industriais e gestão de processos no setor de Alimentos & Bebidas.