As similaridades dos esportes de alto rendimento em equipes e a administração de negócios.
Uma corrida revezamento 4 x 100 metros rasos é uma modalidade olímpica de atletismo, disputada por equipes. A prova é constituída por quatro percursos equivalentes aos 100 metros rasos, percorridos por quatro atletas que devem passar um bastão a cada 100 metros numa zona de passagem com cerca de 20 metros de comprimento. Para que as passagens do bastão sejam bem-sucedidas, e não prejudicar o tempo final da prova, o atleta que recebe o bastão tem que já estar correndo a uma velocidade alta e tem que apanhá-la de costas, sem ver o bastão diretamente. É um momento crítico da corrida, que pode determinar o resultado final — vencer, perder ou ser desclassificado. Ganha a corrida a equipe que for mais rápida e não falhar nas passagens do bastão, isto é, a que for mais eficiente e eficaz no percurso.
Nos negócios, não é diferente, as empresas buscam eficiência e eficácia. A gestão por processos é um conjunto de atividades preestabelecidas que, executadas em uma sequência determinada, assegure o atendimento das necessidades e expectativas dos clientes e das demais partes interessadas.
A gestão por processos ajuda na visão sistêmica do negócio. É importante perceber como o todo significa muito mais do que uma simples soma das partes. Com ela, é possível identificar as interfaces dos processos e se as mesmas estão bem “costuradas”.
E fica a pergunta: como estruturar a cadeia por processos para uma gestão mais eficiente? Segundo a proposta da Fundação Nacional da Qualidade – FNQ, os passos para estruturar a gestão por processos são:
- Estrutura da Cadeia de Valor
O que é valor? Definir o negócio da empresa, identificar o fluxo de valor, identificar as partes interessadas e suas necessidades, definir a estrutura organizacional e objetivos estratégicos da empresa.
- Desdobramento da Cadeia de Valor
Qual é a hierarquia dos processos?
- Avaliação da Maturidade dos Processos
Avaliar a maturidade dos processos e se os mesmos podem ser melhorados considerando os direcionadores relevantes da estratégia e de outros elementos-chave do contexto da organização.
- Identificar as prioridades e os processos críticos
Com base na avaliação de maturidade, fazer priorização dos processos considerando as prioridades da organização decorrentes da revisão da estratégia e do contexto. Qual(is) o(s) processo(s) com forte impacto no alcance dos objetivos estratégicos e na satisfação das partes interessadas? Também podem ser definidos por critérios como problemas e/ou reclamações de clientes externos ou internos, processos de alto custo, imagem da marca.
- Validar os requisitos dos clientes externos e internos
Isso mesmo, clientes internos também são importantes — serão considerados validados após a concordância de ambas as partes (fornecedores e clientes tanto internos quanto externos). Para algumas organizações, outras partes interessadas, tais como comunidade, acionistas, governança corporativa, meio ambiente, etc., também devem ser incluídas na definição dos requisitos.
- Documentar os processos
Documentar os processos de trabalho torna visível e padronizado. Todo o passo a passo necessário para atingir o produto final deve ser documentado. Importante documentar processos que são relevantes.
- Desenvolver medições e indicadores de processo
Crie indicadores de desempenho para os processos. Os indicadores devem ser mensuráveis e alinhados com os objetivos e estratégias da empresa. Assim irá saber como está seu desempenho e poderá fazer as correções necessárias em tempo.
- Gerir e melhorar os processos
Fazer uma análise crítica contínua dos processos e ter sempre em mente a questão de como poder melhorar.
Alguns fatores para o sucesso da implantação são: metas, ações, habilidades, recursos, incentivos, informações além da promoção do trabalho em equipe. A gestão por processo envolve toda a empresa, desde a alta administração na definição do negócio, das estratégias, dos objetivos, da estrutura organizacional, na comunicação até o último nível da empresa.
Autora do Artigo: Beatriz del Fiol Eng. Alimentos, Especialista em Administração Industrial, Especialista em Qualidade & Produtividade, Consultora de Sistemas de Gestão de Qualidade e Segurança de Alimentos. Instrutora no curso técnico de gestão de qualidade do SENAI. Auditora para HCCP certificada pela ASQ (American Society for Quality), sócia PBC – Food & Beverages – Consultants.
